Wie du deinen Mitarbeitern die Angst vor Prozessautomatisierung nimmst
Wie du deinen Mitarbeitern die Angst vor Prozessautomatisierung nimmst
Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC befragte im Jahr 2020 insgesamt 141 Firmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz zum Thema Robotic Process Automation (RPA). Die Studie sollte Erkenntnisse über den aktuellen und zukünftigen Einsatz von RPA sowie Erfahrungen mit RPA im Accounting zutage fördern.
Festgestellt wurde erfreulicherweise, dass bereits über die Hälfte der befragten Unternehmen auf Prozessautomation durch Robotik setzen. Jedoch wurde auch nach den Gründen gefragt, warum ca. 45 % der Unternehmen noch keine RPA im Einsatz haben und diesen auch in Zukunft nicht planen.
Dabei kam heraus, dass neben der Angst vor zu hohem Implementierungsaufwand, Komplexität und Verständnisschwierigkeiten auch mangelnde Akzeptanz durch Mitarbeiter herrscht und Unternehmen deshalb nicht vorsehen, Arbeitsabläufe mithilfe von RPA zu optimieren.
Warum es für Mitarbeiter und Unternehmen ein Gewinn ist, manuelle Prozesse zu optimieren, haben wir bereits in unserem Beitrag 3 Gründe, warum du umgehend deine Unternehmensprozesse automatisieren solltest kurz beleuchtet.
Warum mangelt es an Akzeptanz neuer Technologien unter deinen Mitarbeitern?
Vermutlich haben deine Mitarbeiter sehr unterschiedliche Gründe, warum sie dem Einsatz von Tools und Software zur Prozessautomatisierung in ihrem Arbeitsbereich kritisch gegenüber stehen. Grundlegend ist es wichtig, die Bedenken deiner Mitarbeiter, Kollegen und Teams ernst zu nehmen und ihnen Raum zu geben, diese Anliegen auch offen kommunizieren zu können.
An die Gedanken deiner Mitarbeiter und Kollegen zu kommen, ist dabei denkbar simpel: Frage sie in einem persönlichen Gespräch danach!
„Denkst du, der Einsatz von RPA ist eine gute Idee? – Warum? / Warum nicht?“
„Was bereitet dir im Zusammenhang mit der Prozessverbesserung Sorgen?“
„Wie kann ich dich unterstützen?“
Du wirst vermutlich schnell feststellen, dass es auf zwei grundlegende Gründe hinausläuft, warum deine Mitarbeiter neuen Technologien eher ablehnend gegenüberstehen: Versagens- oder Verlustangst.
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Versagens- und Verlustangst sind die Hauptgründe für Widerstand im Team
Versagensangst tritt häufig dann auf, wenn Mitarbeiter sich von neuen Technologien oder Tools überfordert oder diesen nicht gewachsen fühlen.
Verlustangst dagegen bezieht sich auf den Verlust des eigenen Arbeitsplatzes. Dein Mitarbeiter befürchtet also, seine Stelle könne in Zukunft von Software übernommen werden und somit die Position überflüssig machen.
Nimm diese Bedenken auf jeden Fall ernst und sprich offen mit deinem Team. Das Mitarbeiter den Einsatz von RPA unterstützen und als Bereicherung im eigenen Alltag sehen, ist ausschlaggebend für eine erfolgreiche Implementierung und auch Nutzung.
Wie begeistere ich meine Mitarbeiter und Kollegen am besten für die Automatisierung von Prozessen?
Wichtig ist in jedem Fall, dass Mitarbeiter, Kollegen und Teams genau verstehen, WARUM der Prozess optimiert wird. Kommuniziere das offen, wiederhole es regelmäßig und erkläre ausführlich, inwiefern das Team und das gesamte Unternehmen von der geplanten Prozessoptimierung profitiert.
Nutze hierfür auch interne Workshops oder Mailings, um alle Teams, Kollegen und Mitarbeiter zeitgleich abzuholen. Niemand sollte das Gefühl bekommen, er oder sie werde durch verspätete Information benachteiligt oder es wären gar Informationen vorenthalten worden! Das würde das Gefühl übergangen zu werden nur bestärken und gerade das solltest du unbedingt vermeiden.
Die beste Idee, um deine Mitarbeiter für die Umsetzung neuer Software zu begeistern, ist, sie aktiv in die Entscheidungsfindung und die Implementierung einzubeziehen.
Bitte sie, aktiv Vorschläge oder Alternativen einzubringen, ermögliche ihnen, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, frage sie nach ihrer Einschätzung und lasse sie an der Implementierung teilhaben. Dein Team sollte stets die Möglichkeit haben, Einfluss zu nehmen und sich zu jedem Zeitpunkt gehört fühlen.
Wenn du diese Dinge bei der Einführung eines neuen Tools oder einer neuen Software berücksichtigst, wird der Implementierungsprozess sicher reibungslos gelingen und alle werden sicher bald Gefallen an der Prozessoptimierung finden.
Da du es bis zum Ende des Beitrags geschafft hast, hier noch ein letzter „Pro-Tipp“: Als Projektleiter, Verantwortlicher, Meinungsführer oder Führungskraft solltest du mit glänzendem Beispiel vorangehen.
Eine gute Möglichkeit ist es, die gleichen Schulungsangebote wie dein Team in Anspruch zu nehmen – noch besser wäre es, diese Einheiten gemeinsam zu absolvieren. Zeige das gleiche Engagement, das du auch von deinem Team und deinen Kollegen erwartest, tauscht euch untereinander über Features und Möglichkeiten der Software aus und ermutige sie, einen Expertenstatus in ihrem Aufgabengebiet zu erreichen.
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