Prozessautomatisierung: Ein Schritt in Richtung Effizienz

3 Gründe, warum du umgehend deine Unternehmensprozesse automatisieren solltest

Die zunehmende Globalisierung und die enorm schnellen technologischen Veränderungen zwingen immer mehr Unternehmen dazu, optimale Ergebnisse in kürzerer Zeit zu liefern, ohne qualitative Abstriche zu machen. Das geht jedoch nur durch schnellere, automatisierte Prozesse.

Dem Großteil der Unternehmen ist die Wichtigkeit von Prozessautomatisierung bekannt. Dennoch kommen nur wenige Unternehmen ins Handeln – insbesondere im Mittelstand ist die Verunsicherung nach wie vor groß. Dadurch bleiben die meisten Unternehmen lieber in ihrer manuellen Routine und können nicht von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die die Automatisierung von Unternehmensprozessen mit sich bringt.

Drei davon stellen wir dir jetzt vor:

Grund #1: Prozessoptimierung verbessert die Stimmung im Unternehmen

Was die Stimmung in deinem Unternehmen mit Prozessautomatisierung zu tun hat? Nun, was auf den ersten Blick nicht ganz einleuchtend erscheint, macht Sinn, wenn du dir vorstellst, wie frustrierend es auf Dauer ist, täglich die immer gleichen Aufgaben auszuüben.

Vielleicht kennst du es als Mitarbeiter selbst oder hörst es als Chef regelmäßig von deinem Team: Täglich tauchen auf dem Tisch die gleichen, monotonen und oft wenig anspruchsvollen Aufgaben auf.
Genau diese Aufgaben sind es, die in individuellen Projekten ausbremsen und demotivieren.
Manuelle Aufgaben kosten viel Zeit. Zeit, die für wertschöpfende Aufgaben nicht genutzt werden kann.

Fallen eintönige, wiederkehrende Aufgaben dagegen weg, weil sie von Software übernommen werden können, habt ihr als Team wieder mehr Zeit, euch mit strategischen und wertschöpfenden Vorgängen zu beschäftigen, euch weiterzubilden und dieses Wissen wiederum im Unternehmen einzubringen.

Das sorgt für Zufriedenheit, Loyalität und bessere Laune im Team. Spannende und sinnvolle Aufgaben tragen maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Und das ist ein nachhaltiger und besonders wichtiger Benefit, den du nicht unterschätzen solltest!

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Grund #2 Prozessoptimierung spart Zeit und Kosten

Ineffiziente Prozesse kosten – wie oben beschrieben – nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Allein durch Prozessautomatisierung könnt ihr mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern deutlich mehr in der gleichen Zeitspanne leisten. Kosten für die Mitarbeiter sind in einem Unternehmen nach wie vor der bedeutendste Kostenblock. Können diese Ressourcen besser eingesetzt werden, um sich beispielsweise ausführlicher um Kunden zu kümmern, bringt euch die Automation langfristig gesehen weit mehr ein, als sie zunächst fordert.

Damit steigert ihr wiederum eure Wettbewerbsfähigkeit und könnt euch erfolgreicher am Markt positionieren.

Grund #3 Prozessoptimierung vermeidet Fehler im Alltag

Jeder kennt sie und jedem sind sie im Arbeitsalltag schon einmal widerfahren: die kleinen (und manchmal auch größeren) Fehler. Fehler sind grundsätzlich nichts grundlegend Schlechtes, wichtig ist natürlich stets aus ihnen zu lernen und sie nicht zu wiederholen.

Einige Fehler – insbesondere in den Finanzabteilungen von Unternehmen – können jedoch sehr schnell sehr unangenehm werden. So kann das Eintragen falscher Informationen bei der Überweisung von Rechnungen massiven zusätzlichen Aufwand nach sich ziehen. Oder der inkorrekte Abgleich von Kunden- und Rechnungsdaten führt zu einer fälschlichen Mahnung an den Kunden – keine gute Grundlage für optimale Kundenbindung.

Prozesse zu optimieren hat, neben den zuvor angesprochenen, noch viele weitere Vorteile, die sich vor allem auf lange Sicht auszahlen. Dazu gehören deutliche Wettbewerbsvorteile, aber auch eine bessere Ausrichtung auf Kunden und deren Bedürfnisse. Worauf wartest du also noch?