E-Rechnung – Diese 5 Punkte musst du beachten

E-Rechnung – Diese 5 Punkte musst du beachten

Der Trend von Versand und Erhalt elektronischer Rechnungen setzt sich laut der Bitkom-Studie aus dem Jahr 2021 rasant fort: Immer mehr Unternehmen nutzen die Möglichkeit, Rechnungen digital zu versenden. Im Jahr 2021 waren es bereits 4 von 10 Unternehmen und damit rund 43 Prozent, die ihre Rechnungen online versendeten. 2018 war es noch jedes Fünfte Unternehmen (nur rund 19 Prozent).

Insbesondere kleine Unternehmen nutzen die digitale Rechnungsstellung bzw. den Versand per E-Mail, um Zeit und Kosten zu sparen. Denn der digitale Versand ermöglicht auch im Nachgang eine lückenlose Automation von Rechnungs- und Zahlungsprozessen.

Definition: Elektronische Rechnung

Die elektronische Rechnung (auch E-Rechnung) wird meist schnell und kosteneffizient als PDF-Format per E-Mail oder Download-Link versandt. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 ist die E-Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt und mittlerweile auch ohne Signatur gültig.

Dennoch gibt es – wie bei der Rechnungsstellung auf Papier – einiges zu beachten:

1. Pflichtangaben in der Papierrechnung gelten auch für die E-Rechnung.

Natürlich muss eine E-Rechnung die gleichen Pflichtangaben enthalten, die auch auf einer üblichen Rechnung zu finden sind. Diese Pflichtangaben sind im §14 UStG genau geregelt.

Dazu gehören:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung / Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie Zahlungszeitpunkt
• Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz
• im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen

2. Der Empfänger muss dem Erhalt zugestimmt haben.

Der Rechnungsempfänger muss grundlegend dem Erhalt der Rechnung per E-Mail zustimmen. So besagt es zumindest §14 Abs. 1 UStG. Allerdings wird hierbei offen gelassen, in welcher Form die Zustimmung geschehen muss. So kann ein Hinweis in den AGB diese Hürde bereits nehmen.
Gut zu wissen: Bezahlt der Empfänger die Rechnung wortlos, gilt das als stillschweigende Zustimmung.

3. Die Rechnung muss echt, unversehrt und gut lesbar sein.

Selbstverständlich muss eine Rechnung gut lesbar sein. Somit solltest du auf großflächige oder zu dominante Bilder oder Grafiken, die die Schrift unleserlich machen könnten, verzichten.
§14 Abs. 3 UStG besagt wortwörtlich: „Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.“
Die Echtheit kann dabei ganz einfach durch das interne 4-Augen-Prinzip gewährleistet werden, bevor die Rechnung final versendet wird.
Der Unversehrtheit einer E-Rechnung kannst du durch das Versenden in einem unveränderlichen Format gerecht werden. Die Rechnung wird dann folglich als PDF- oder Bild-Datei angehangen.

4. E-Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden.

Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, wie sie im Original das Unternehmen erreichen. Daher gilt für E-Rechnungen: Sie müssen auch stets als solche verarbeitet und aufbewahrt werden.
Ausdrucken und Abheften ist also keine gute Idee, vermeide an dieser Stelle am besten Medienbrüche.
Andersherum ist es allerdings möglich, eine Papierrechnung zu digitalisieren, um sie beispielsweise automatisiert weiter zu verarbeiten.

5. E-Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Rechnungen – egal, ob ausgestellt oder erhalten – müssen zehn Jahre lang nachvollziehbar aufbewahrt werden. So besagt es §14b UStG. Und, wie bereits im Punkt zuvor genannt, in der gleichen Form, in der die Rechnung das Unternehmen erreichte oder eben verließ.

Wenn du diese Punkte in der Erstellung und im Versand von E-Rechnungen beachtest, bist du stets auf der sicheren Seite.

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